Kako napraviti fakturu kao freelancer

Ako prvi put naplaćujete svoj rad, sasvim je normalno da se zapitate kako napraviti fakturu kao freelancer i koje podatke ona mora da sadrži. Dobra vest je da sam dokument može da bude veoma jednostavan kada znate šta treba da unesete.

U Srbiji je prvo važno da proverite u kom statusu radite. Freelancer može da naplaćuje posao kao fizičko lice koje samostalno prijavljuje prihod, ali i kao registrovani preduzetnik.

Od tog statusa zavise podaci na fakturi, poreske obaveze i način prijave prihoda.

Zato pre nego što otvorite šablon i unesete prvi broj računa, proverite svoj status. Posle toga ceo postupak postaje mnogo jasniji.

Najpre utvrdite svoj status

Pre prve fakture proverite u kom svojstvu naplaćujete posao. Prema portalu Frilenseri Poreske uprave, freelancer u Srbiji nije poseban pravni status.

Tim nazivom obuhvaćena su fizička lica koja ostvaruju određene prihode od stranih isplatilaca, domaćih fizičkih lica ili drugih isplatilaca koji nemaju obavezu da obračunaju porez i doprinose po odbitku.

Najčešće se sreću sledeće situacije:

Ako poslujete kao fizičko lice, strani klijent može da traži invoice kao osnov za uplatu i svoju evidenciju. Kod registrovanog preduzetnika fakturu izdaje radnja, pa se koriste podaci iz APR-a i poreske dokumentacije.

APR navodi da poslovno ime preduzetnika sadrži ime i prezime, oznaku „preduzetnik“ ili „pr“ i mesto sedišta.

Ako tek planirate registraciju radnje, pogledajte i naš vodič o tome šta je paušal i kako funkcioniše, jer poreski režim direktno utiče na Vaše obaveze.

Koje podatke treba da unesete u fakturu

Faktura treba da bude dovoljno jasna da klijent odmah zna ko je izdaje, koja usluga je naplaćena i gde treba da izvrši uplatu.

Za obveznike PDV-a pravila su detaljnija. Član 42 Zakona o PDV-u propisuje podatke kao što su naziv, adresa i PIB izdavaoca, broj i datum računa, podaci kupca, opis usluge, datum prometa, osnovica i PDV kada postoji obaveza obračuna.

Kako da napravite fakturu korak po korak

Kada jednom napravite dobar šablon, za svaku narednu fakturu Vam treba samo nekoliko izmena. Važno je da redosled bude isti i da svaki podatak proverite pre slanja.

1. Dodelite fakturi broj

Svaka faktura treba da ima jedinstven broj. Najjednostavniji sistem može da izgleda ovako:

• 001/2026
• 002/2026
• 003/2026

Izaberite jedan sistem i držite ga se tokom cele godine. Tako ćete lakše povezati fakturu sa uplatom i brzo pronaći dokument ako klijent zatraži proveru.

2. Unesite podatke izdavaoca

Ako poslujete kao registrovani preduzetnik, koristite podatke pod kojima ste registrovani.

Zakon o privrednim društvima propisuje podatke koji treba da se nalaze na poslovnim dokumentima, među kojima su poslovno ili skraćeno poslovno ime, sedište, adresa, matični broj i PIB.

Pre slanja proverite podatke i u APR-u. Posebno obratite pažnju na PIB i matični broj, jer jedna pogrešna cifra može da oteža knjiženje računa kod klijenta.

3. Proverite podatke klijenta

Za domaću firmu najčešće su Vam potrebni naziv firme, adresa sedišta i PIB.

Nemojte se oslanjati samo na naziv iz potpisa mejla ili sa sajta. Firma može imati jedan naziv brenda, a fakturu može plaćati drugo pravno lice.

4. Jasno opišite uslugu

Opis treba da pokaže šta ste konkretno naplatili.

Kod većeg projekta možete dodati naziv projekta, broj ugovora ili period na koji se račun odnosi.

5. Razdvojite datum izdavanja i datum prometa

Datum fakture i datum pružene usluge mogu biti različiti.

Datumi su posebno važni kod PDV obveznika, pa ih unosite prema stvarnom datumu usluge i izdavanja računa.

6. Jasno navedite iznos i valutu

Ako ste dogovorili 1.200 EUR, napišite:

Valutu uvek navedite uz iznos.

Kod poslova sa stranim klijentima devizna naplata je česta. Narodna banka Srbije navodi da devizni propisi omogućavaju naplatu u devizama za robu i usluge pružene kupcima iz inostranstva.

7. Dodajte podatke za uplatu

Za domaćeg klijenta najčešće navodite broj računa.

Banka može tražiti fakturu ili drugi dokument kao osnov deviznog priliva. Ako redovno radite sa klijentima van Srbije, pogledajte i naš vodič o tome kako primati uplate iz inostranstva.

8. Odredite rok plaćanja

Na fakturi navedite jasan datum ili broj dana za uplatu.

Rok treba da prati dogovor koji imate sa klijentom. Ako ugovor predviđa plaćanje u roku od 30 dana, isti rok unesite i na fakturu.

Najbolje je da uslove plaćanja dogovorite pre početka posla. Tako obe strane od početka znaju kada novac treba da bude uplaćen.

Primer fakture za registrovanog preduzetnika

Ako poslujete kao registrovani preduzetnik i pružate uslugu stranom klijentu, jednostavna faktura može da izgleda ovako:

Po potrebi dodajte poresku napomenu koja odgovara Vašem statusu i vrsti usluge.

Dokument sačuvajte kao PDF i dajte mu jasan naziv, na primer Invoice-018-2026-Example-GmbH.pdf. Tako ćete i Vi i klijent kasnije lakše pronaći tačnu fakturu.

Kada freelancer ima obavezu za PDV

Obaveza za PDV zavisi od Vašeg poreskog statusa i ostvarenog prometa.

Poreska uprava navodi da obavezna prijava u sistem PDV-a nastaje kada promet u prethodnih 12 meseci pređe 8.000.000 dinara. Nakon prelaska tog praga, evidenciona prijava za PDV podnosi se Poreskoj upravi u roku od pet dana.

Ako niste PDV obveznik, PDV ne iskazujete na fakturi.

Kod PDV obveznika posebno treba proveriti usluge koje se pružaju klijentima iz inostranstva. Član 12 Zakona o PDV-u propisuje pravila o mestu prometa usluga, a tretman zavisi od vrste usluge i statusa primaoca.

Zbog toga se PDV od 20% ne dodaje automatski na svaku fakturu stranom klijentu. Pojedine usluge imaju i posebna pravila.

Ako niste sigurni koji tretman važi za konkretnu uslugu, proverite ga sa knjigovođom ili poreskim savetnikom pre slanja fakture.

Kada faktura mora kroz SEF

Obaveza korišćenja Sistema elektronskih faktura zavisi od Vašeg statusa i od toga kome izdajete račun.

Ako ste PDV obveznik, SEF posebno proverite kada poslujete sa drugim domaćim PDV obveznikom ili subjektom javnog sektora. Ako ste preduzetnik van PDV-a, obaveza registracije u sistem može da postoji kada naplaćujete posao od subjekta javnog sektora.

Pravila o tome ko koristi sistem, kada se izdaje elektronska faktura i koje obaveze imaju korisnici uređena su Zakonom o elektronskom fakturisanju.

Ako za Vašu transakciju postoji obaveza korišćenja SEF-a, fakturu treba izdati kroz propisani sistem.

Pošto su pravila menjana više puta, pre prve takve fakture proverite aktuelna uputstva na zvaničnom portalu eFaktura.

Koju dokumentaciju treba da sačuvate uz fakturu

Uz svaku fakturu sačuvajte i dokumente koji potvrđuju posao i uplatu. To mogu biti ugovor, narudžbenica ili mejl u kom je klijent potvrdio posao.

Sačuvajte i izvod sa računa, a kod uplata iz inostranstva i dokumentaciju koju je banka tražila za devizni priliv.

U njemu držite fakturu, osnov posla i dokaz o uplati. Tako ćete lako pronaći dokumentaciju ako Vam je kasnije zatraže klijent, banka ili knjigovođa.

Ako radite sa većim brojem klijenata, administraciju mogu da olakšaju i odgovarajući alati za vođenje malog biznisa.

Za kraj

Dobra faktura treba da omogući klijentu da odmah vidi šta plaća, koliko duguje, kada je rok i na koji račun šalje novac.

Pre slanja proverite svoj poreski status. Od njega zavise podaci koje unosite, PDV tretman i eventualna obaveza korišćenja SEF-a.

Napravite jedan pouzdan šablon, koristite isti sistem numeracije i čuvajte dokumentaciju uz svaku uplatu. Tako ćete imati urednu evidenciju i manje prostora za greške pri naplati.